Certificaten (Biologisch, Halal, Vegan, Kosher)
Registratie en workflows met Exact Synergy
Opdrachtgever: Producent Voedselindustrie
Arvenza Consultant: Shezad Nazar-Ali
Philipine, COO Arvenza
De Opdracht
De vraag was om de huidige handmatige registratie te vervangen voor een verbeterde en geautomatsieerde oplossing. Dit niet alleen om productieorders te vergemakkelijken, maar ook om te kunnen rapporteren en indien nodig bij het aflopen van certificaten op tijd de vernieuwing aan te vragen. Kortom: welke ingrediënten zijn Kosher, Halal of Vegan en hoe beheren we de registratie?
We hebben nu veel minder handmatig werk. Er zit niet alleen een datumtrigger op elk certificaat, maar ook op de aan het certificaat gelinkte producten. Dit is echt een verbetering.
Het eindresultaat
De opdrachtgever maakt voor haar andere processen gebruik van Exact Synergy. In combinatie met de Trigger en Validation Manager van Eddon, hebben we een gestroomlijnd proces gemaakt. Dit is hoe we het hebben aangepakt:
Deze werkstroom bestaat uit 3 verzoeken:
- Certificaatverzoeken: We hebben een nieuw verzoektype geïntroduceerd, genaamd het “Certificaten Verzoek”. Dit verzoek bevat alle relevante informatie zoals de producent van het ingrediënt, de certificerende instantie, en het daadwerkelijke certificaat.
- Linked Products: Binnen Synergy hebben we een functie toegevoegd om producten te koppelen aan certificaten. Dit zorgt voor een duidelijke moeder-kind structuur, waarbij ingrediënten aan specifieke certificaten worden gekoppeld. En waardoor we precies weten welk eindproduct welke gecertificeerde ingrediënten bevat
- Rapportages en Vervaldatums: Certificaten hebben een vervaldatum, en het is cruciaal om te weten wanneer deze verlopen. We hebben rapportages ingericht die inzicht geven in welke certificaten binnenkort verlopen en welke al zijn verlopen. Dit helpt de opdrachtgever om tijdig actie te ondernemen.
- Automatisering met Trigger en Validation Manager: Twee weken voor de vervaldatum van een certificaat wordt er automatisch een nieuw certificaatverzoek aangemaakt. Dit verzoek bevat alle gekoppelde producten van het oude certificaat, waardoor het vernieuwingsproces soepel verloopt.
- Integratie met Excel: Voor de accordering van productieorders hebben we een dataset geïntegreerd in hun bestaande Excel-sheet. Dit maakt het mogelijk om in één oogopslag te zien welke ingrediënten Vegan, Vegetarisch, Biologisch, Halal of Kosher zijn, en of een productieorder kan worden vrijgegeven.
Het overzicht biedt ons de mogelijkheid om in één oogopslag helder te hebben welke certificaten (niet) geldig zijn.
De Voordelen
De implementatie van deze oplossing heeft de volgende voordelen opgeleverd:
- Efficiëntie: Het beheren van certificaten is nu een geautomatiseerd proces, wat tijd bespaart en de kans op fouten vermindert.
- Inzicht en Controle: Betrouwbaar inzicht in certificaten en eenvoudige controle of ingrediënten voldoen aan de vereisten.
- Ondersteuning bij Audits: De oplossing helpt bij het voldoen aan kwaliteits- en veiligheidsnormen, wat essentieel is tijdens audits.
Arvenza is trots op:
Elk product dat de fabriek verlaat heeft de juiste THT en heeft het juiste certificaat. Handmatig werk is voorbij en daarmee ook de foutmarge. Consumenten kunnen vertrouwen op de voedselveiligheid.
Toekomstige stappen:
We blijven streven naar verdere optimalisatie. Een volgende stap is het volledig automatiseren van het hercertificeringsproces, inclusief het automatisch versturen van aanvragen naar certificerende instanties. Dit zou de efficiëntie nog verder verhogen en de administratieve last verminderen. We hebben hier al een plan voor liggen.
Bij Arvenza zijn we trots op de innovatieve oplossingen die we bieden om onze klanten te ondersteunen.
Support
Blog
Supportcontracten
24/7 Support