Exact Synergy voor HRM:
Jaarafsluiting
Hoe doe je een jaarafsluiting in Synergy voor HRM?
Philipine, COO Arvenza
Hoe sluit ik een jaar af in Exact Synergy voor HRM?
Je gebruikt Exact Synergy voor HRM. Dan is het verstandig om een periode, bijvoorbeeld een jaar, af te sluiten. Maar je kunt er ook voor kiezen om regelmatiger een periode af te sluiten. Bijvoorbeeld maandelijks. Zo zorg je er voor dat het verlof voor de medewerkers up to date blijft.
- Roosters aanpassen
- Nieuw boekjaar aanmaken
- Nieuwe feestdagen aanmaken
- Sluiten periode
- Extra verlof toekennen
1. Roosters aanpassen
Creëer MRS
MRS (Master Resources Schedule), dit zijn een soort “masterroosters” oftewel standaard roosters die in de divisie voor een bepaalde medewerker gebruikt worden. Genereer het iedere keer als er wijzigingen zijn (nieuwe medewerker, FTE’s, rooster, aanmaken boekjaar)
Dit is belangrijk zodat medewerkers het juiste werkrooster krijgen per dag.
Let op: om met MRS te werken, moet je er eerst zeker van zijn dat je roosters goed zijn. (Check daarom altijd eerst onze handige handleiding: “Geavanceerde Roosters – Aanmaken en Onderhoud”.)
Modules>HRM>Inrichting> Roosters> Genereren MRS
Kies medewerker
Kies traject waarvoor je wilt controleren
Kies Genereren
… even wachten …
Bij status “afgehandeld” kun je het scherm sluiten
2. Nieuw boekjaar aanmaken
Om van diverse functies in Synergy HR gebruik te kunnen maken (roosters, vakantiedagen ed.) moet er een boekjaar aangemaakt zijn.
Ga naar:
Modules>Financieel> Inrichting>Algemeen>Boekjaren
Kies de juiste divisie en daarna “Tonen”
Staat je boekjaar er niet bij?
Kies voor “Nieuw”
Maak je boekjaar aan.
3. Nieuwe feestdagen aanmaken
In Synergy HR zijn niet standaard de feestdagen opgenomen. Immers: per land of in sommige landen zelfs per deelstaat, zijn er verschillen tussen de officiële feestdagen.
Meestal zijn er al feestdagen aangemaakt in het vorige jaar, dan kun je deze kopiëren.
Ga naar:
Modules > HRM > inrichting> Roosters > Officiële feestdagen, klik op Tonen en vervolgens op Kopiëren.
Let op: het kan zijn dat je dit voor elke divisie moet doen!
4. Periode afsluiten
Door een periode te sluiten, weet je zeker dat ook wijzigingen in FTE en/of rooster, die met terugwerkende kracht zijn doorgevoerd, verwerkt worden in de verlof opbouw.
Officieel moet je per periode, bijvoorbeeld per maand, een periode afsluiten. Voor sommige opdrachtgevers heeft Arvenza dit geautomatiseerd, zodat het niet handmatig maandelijks hoeft te gebeuren. Om te controleren of de opbouw van de vakantiedagen klopt, ga je het afgelopen boekjaar ‘opnieuw’ sluiten.
Ga naar workspace “Acties – Jaarwisseling
Kies tegel “Sluiten Periode”
Kies Divisie
Kies Jaar
Kies periode
Klik op “Periode Sluiten”
Je krijgt de volgende melding:
Kies voor ja.
Controleer nu of de verlofopbouw goed is gegaan door naar een random medewerker te gaan, open zijn/haar kaart kies tegel planning en kijk onderaan of het verlofsaldo is opgebouwd.
5. Extra Verlof Toekennen (Credit Days in Synergy aanmaken)
Soms krijgen medewerkers extra uren Je kunt deze uren via een verzoek toevoegen, zijnde een correctie op het verlof
Kies verzoek
Hrm – verlof & verzuim
Creditdagen
Kies medewerker,
Kies omschrijving bijv. “extra uren i.v.m. niet opnemen ziekteverlof”
Kies 1 dag! Geen traject! (anders zie je ze het hele traject in de planning staan)
Bijv. 01-01-20..
Het aantal uren, dien je in dagen om te rekenen!
Staat alles goed? Kies voor Aanmaken bovenin.
Controleer via de medewerkerskaart > Planning klik op “Huidige Balans”. Hier zie je dat de creditdagen zijn toegevoegd.
Workspace
Voor onze opdrachtgevers maken we handige workspaces om de jaarafsluiting (of periodeafsluiting) makkelijk te maken.
Consultants Jasper, Shezad en Peter-Jan zijn er heel handig mee.
Meer weten?
Wil je meer weten over de periodeafsluiting of wil je ook zo’n workspace? Vragen over Exact Synergy en Exact Globe in het algemeen? Bel Philipine Vinke
(Bron: Arvenza Intern)