Exact Synergy voor HRM: jaarafsluiting

Je gebruikt Exact Synergy voor HRM. Dan is het verstandig om een periode, bijvoorbeeld een jaar, af te sluiten. Maar je kunt er ook voor kiezen om regelmatiger een periode af te sluiten. Bijvoorbeeld maandelijks. Zo zorg je er voor dat het verlof voor de medewerkers up to date blijft.

Stappenplan:

1. Roosters Aanpassen

2. Nieuw Boekjaar Aanmaken

3. Nieuwe Feestdagen aanmaken

4. Sluiten Periode

5. Extra Verlof toekennen

Workspace

Voor onze opdrachtgevers maken we handige workspaces om de jaarafsluiting (of periodeafsluiting) makkelijk te maken.

Consultant Bas Lanting is er heel handig mee.

1. Roosters aanpassen

Creëer MRS

MRS (Master Resources Schedule), dit zijn een soort “masterroosters” oftewel standaard roosters die in de divisie voor een bepaalde medewerker gebruikt worden. Genereer het iedere keer als er wijzigingen zijn (nieuwe medewerker, FTE’s, rooster, aanmaken boekjaar)

Dit is belangrijk zodat medewerkers het juiste werkrooster krijgen per dag.

Let op: om met MRS te werken, moet je er eerst zeker van zijn dat je roosters goed zijn. (Check daarom altijd eerst onze handige handleiding: “Geavanceerde Roosters – Aanmaken en Onderhoud”.)

Modules>HRM>Inrichting> Roosters> Genereren MRS

Kies medewerker

Kies traject waarvoor je wilt controleren

Kies Genereren

… even wachten …

Bij status “afgehandeld” kun je het scherm sluiten

2. Nieuw Boekjaar aanmaken

Om van diverse functies in Synergy HR gebruik te kunnen maken (roosters, vakantiedagen ed.) moet er een boekjaar aangemaakt zijn.

Ga naar:
Modules>Financieel> Inrichting>Algemeen>Boekjaren
Kies de juiste divisie en daarna “Tonen”
Staat je boekjaar er niet bij?
Kies voor “Nieuw”
Maak je boekjaar aan.

3. Nieuwe feestdagen aanmaken

In Synergy HR zijn niet standaard de feestdagen opgenomen. Immers: per land of in sommige landen zelfs per deelstaat, zijn er verschillen tussen de officiële feestdagen.

Meestal zijn er al feestdagen aangemaakt in het vorige jaar, dan kun je deze  kopiëren.

Ga naar:

Modules > HRM > inrichting> Roosters > Officiële feestdagen, klik op Tonen en vervolgens op Kopiëren.

Let op: het kan zijn dat je dit voor elke divisie moet doen!

5. Periode afsluiten

Door een periode te sluiten, weet je zeker dat ook wijzigingen in FTE en/of rooster, die met terugwerkende kracht zijn doorgevoerd, verwerkt worden in de verlof opbouw.

Officieel moet je per periode, bijvoorbeeld per maand, een periode afsluiten. Voor sommige opdrachtgevers heeft Arvenza dit geautomatiseerd, zodat het niet handmatig  maandelijks hoeft te gebeuren. Om te controleren of de opbouw van de vakantiedagen klopt, ga je het afgelopen boekjaar ‘opnieuw’ sluiten.

Ga naar workspace “Acties – Jaarwisseling”

Kies tegel “Sluiten Periode”

Kies Divisie

Kies Jaar

Kies periode

Klik op “Periode Sluiten”

Je krijgt de volgende melding: