Hoe begin je
met automatiseren?

Een briljant idee, maar wat wil je eigenlijk automatiseren?

Een jonge ondernemer. Hij levert vaste stofzuigers. Van die centrale units die in een woning staan, waar je alleen je slang in een aansluiting hoeft te haken. Daarnaast heeft hij een nieuw idee: hij levert losse robotstofzuigers, als full-serviceconcept: Zelf vind ik dat briljant. De klant heeft er geen omkijken naar, en hij wisselt de robotjes om voordat ze vol raken. Soms staat er per verdieping eentje. En soms heeft een klant een er eentje extra op voorraad voor als er een robotje vol is voordat het omwisselmoment is geweest. Hij werkt al met Exact Online, maar zijn voorraad per locatie en het onderhoud van de vaste units houdt hij nog handmatig bij. Hij wil twee dingen: weten wanneer een vaste stofzuiger aan onderhoud toe is, en zijn voorraad robotjes per locatie inzichtelijk hebben.

Veel jonge ondernemers die willen automatiseren beginnen op de verkeerde plek. Ze gaan op zoek naar een tool, een app of een koppeling, voordat ze precies weten wát ze willen automatiseren. Begrijpelijk, er is genoeg software die belooft dat alles vanzelf gaat. Maar automatisering die werkt, begint niet bij het systeem. Die begint bij je eigen proces.

We merken dit vaak bij ondernemers die net de fase ontgroeien waarin alles met de hand en met Excel-sheets gaat. Het werkt, tot het niet meer werkt. De voorraad klopt net niet, het onderhoud wordt vergeten, en het overzicht zit in iemands hoofd in plaats van in een systeem.

Herkenbaar?

Dan is dit precies het moment om niet meteen naar een tool te grijpen. Wat we hem adviseren:

Wat we hem adviseerden

Beste Rob,

Graag help ik je om de automatisering van je workflows voor vaste stofzuigers en stofzuigrobots op te zetten. Volgens mij is je doel:

1. Het bijhouden van de onderhoudsdata van geplaatste vaste stofzuigers.
2. Het beheer van de klantvoorraad van stofzuigrobots (omruilen, locatie, etc.).

Om dit goed in te richten, zou je de huidige en de ideale situatie voor beide processen kunnen beschrijven. Denk hierbij aan de volgende drie punten:

1. Data (de input): Welke gegevens zijn er nodig? Denk aan product- en artikelinfo (vaste stofzuigers, robots, accessoires), locaties (klant-, debiteur- of factuuradres) en of het om unieke items (serienummers) of generieke artikelen gaat. Wat heb je al? Waar staat het nu? Is het compleet?
2. Workflow (de stappen): Hoe lopen de processen nu en hoe zou je ze willen? Bijvoorbeeld: hoe worden robots besteld of omgewisseld (afroep, contract, vaste levering)? Wanneer wordt een vaste stofzuiger onderhouden (op basis van een datum, op afroep)? Hoe en wanneer stuur je een factuur?
3. Rapportage (de output): Welke overzichten heb je nodig? Bijvoorbeeld een maandelijks overzicht van gepland onderhoud of een overzicht voor de klant van zijn robotvoorraad.

Beschrijf dit vanuit het idee dat alles mogelijk is. Als iets niet kan of onlogisch is, geven wij dat aan. Je mag gewoon een “braindump” doen. Spreek het in op je telefoon, of schrijf het in Word, of maak een overzichtje in Excel. De vorm maakt ons niet uit.

Data, workflow, rapportage

Het ezelsbruggetje is simpel: data, workflow, rapportage. In die volgorde.

Eerst je data — want zonder kloppende, complete gegevens kan geen enkel systeem iets zinnigs doen. Welke producten, welke locaties, en wat is uniek (een specifieke unit met een serienummer) versus generiek (een doos accessoires)?

Dan je workflow — de stappen die je nu zet en de stappen die je idéaal zou zetten. Hier zit vaak de grootste winst, omdat handmatige stappen die je al jaren gewend bent niet altijd de slimste zijn.

En pas daarna je rapportage — de overzichten die je eruit wilt halen. Want als je weet welke output je nodig hebt, weet je ook welke data je vooraf moet vastleggen.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Dit kost tijd, en dat snappen we. Maar om je processen te automatiseren, moet je precies aangeven wat en hoe je het hebben wilt. Geen enkele tool neemt die denkstap voor je over, ook Exact Online niet.

Het mooie is: je hebt dit grotendeels zelf in de hand. Een braindump op je telefoon, een Word-document, een Excel-overzichtje. De vorm maakt ons niet uit. Als de inhoud er maar is.