Stuur eens minder e-mail

Wij bij Arvenza ‘eat our own dog food’. Oftewel: wij gebruiken Synergy tot in de haarvaten van onze organisatie. En zoals in elke organisatie geldt: overal valt wat te verbeteren. Kortom: ons dogfood kan nóg lekkerder. (Hey, we zijn niet voor niets de innovatiepartner van onze opdrachtgevers).

Bovendien houden we van schone mailboxen. Minder e-mail door het gebruik van Exact Synergy groepen en tijdlijnen.

We wilden minder e-mail, ons team wilde documentatie nóg  makkelijker terug vinden en ze roepen het ook bij Exact. Kortom: tijd om weer het maximale te halen uit onze Synergy omgeving.

In Exact Synergy hebben we een groep aangemaakt voor ons hele team.

Als we nu een mededeling hebben die snel het team in moet: gewoon via de groep delen.

• Iedereen krijgt documenten, posts, nieuws, etc op hetzelfde moment
• iedereen kan in de timeline terugkijken en zo de documenten, synergy-links, acties, statussen terug kijken
• mensen kunnen reageren en,
• iedereen kan de reacties teruglezen

• Besluiten en actielijsten van ons teamoverleg;
• Synergylinks naar documenten, procesbeschrijvingen, handleidingen;
• Gezellige foto’s van wat we zoal op de dag meemaken;

(Maar jij mag natuurlijk zelf verzinnen wat je voor jou organisatie handig is om te delen, tip: kattenfoto’s kunnen niet altijd)

Wat je kunt delen in groepen, kun je ook delen met individuele Exact Synergy-gebruikers.

Voorbeeld: je hebt een telefoontje afgehandeld waarvan je denkt: dat moet één van mijn collega’s ook weten. Stuur dan die collega een synergy link van het verslag. Deze verschijnt dan in zijn of haar de Synergy-tijdlijn. Je collega kiest er zelf voor wanneer zij of hij de timeline leest en wordt niet afgeleid door binnenkomende mail.

• Werk je met meerdere teams binnen je organisatie? Maak dan per team een groep aan. Synergy users kunnen ‘verplicht’ lid zijn van de groep. Teamupdates, documenten die iedereen moet ontvangen, zijn en blijven zo voor alle teamleden beschikbaar. En nieuwe teamleden hebben een prachtige onboarding-ervaring;
• Wil je de hele organisatie nieuws sturen? Gebruik dan de ‘nieuws’ functie van Synergy. Deze is standaard al voor je aangemaakt, je hoeft hem alleen nog maar even vast te maken de bedrijfsworkspace;
• Werk je met projecten? Maak dan per project een groep waarin alleen je projectleden zitten. Wil je af en toe een mededeling van het project delen met iemand van buiten het project? Geen nood, je kunt altijd een Synergy gebruiker van buiten een groep de update sturen.
• Een collega informeren over een afgehandelde Synergy taak? Deel een Synergy link in zijn of haar tijdlijn.
• Kortom: minder e-mail met Exact Synergy groepen en tijdlijnen.

Dat belletje bovenin je Synergy scherm: Immiddels heb je vast al begrepen waar deze voor is.

Na de publicatie van deze blog deel ik hem in onze teamgroep. Oftewel: iedereen krijgt een bolletje in zijn of haar belletje.

Job well done

Ook berichten delen op de tijdlijn van collega’s in Exact Synergy? Bel gerust of  neem contact met ons op.