Exact Synergy voor HRM

Geavanceerde roosters

Met deze handleiding kun je voor Exact Synergy HRM geavanceerde roosters aanmaken, onderhouden en koppelen

Philipine, COO Arvenza

Handleiding Geavanceerde Roosters Exact Synergy HRM

Welkom bij de handleiding voor Geavanceerde roosters voor Exact Synergy. Arvenza deelt graag haar kennis op het gebied van Exact Globe en Synergy. Werk jij met Exact Synergy voor HRM? Dan is deze blogpost interessant voor jou.

Waarom roosters in Synergy?
Het rooster is niet alleen belangrijk om te bepalen wanneer en hoeveel iemand werkt, maar ook bijvoorbeeld om te bepalen hoeveel verlof er wordt opgebouwd en hoeveel er opgenomen wordt. Ook het opleveren van verzuimcijfers  is mogelijk dankzij het juiste rooster.

Kenmerkend
Het is in Synergy mogelijk om een rooster, helemaal volgens de wensen van een werkgever en werknemer te maken. Een rooster kan tot 99 dagen lang zijn. Dit houdt in dat een patroon gemaakt kan worden dat op de 100ste dag opnieuw begint.  Voldoende vrijheid dus om een rooster in te richten.

Toevoegen van roosters
Het toevoegen van een rooster gaat via een Roostergroep. Na het koppelen van een roostergroep aan een medewerker met de planning opnieuw uitgerold worden. Dat gebeurt dan vanaf de startdatum van het rooster.

De benodigde stappen leggen we hieronder uit.

1. Werkrooster

De beschikbare roosters in Synergy zijn te vinden via Modules>>HRM >> Inrichting >> Roosters.

2. Standaard Werkrooster

Via “Standaard Werkrooster” is het beschikbare Bedrijfsrooster en eventuele divise-roosters in te zien. Het divisierooster is  het rooster dat een medewerker krijgt indien er geen individueel rooster is gekoppeld. Als er geen divisierooster is, dan krijgt de medewerker het Bedrijfsrooster. Immers: Synergy kent een corporate inrichting. Organisatie – Bedrijf- Divisie.

De volgorde waarin het rooster bepaald wordt is dus als volgt:

  1. Medewerker specifiek rooster actief op de betreffende datum
  2. Divisierooster
  3. Bedrijfsrooster

Door te klikken op één van de namen is het rooster in te zien en eventueel te wijzigen. Er kan gekozen worden voor een blok van bijvoorbeeld 8 uur maar je kunt de werkdag ook indelen in bijvoorbeeld 2 blokken van 4 uur met een pauze.

Verder kan via het rooster het Verlofrecht voor de divisie bekeken worden.

Ook zijn de Officiele Feestdagen in te zien, dit kan gedefinieerd worden per Land, per Divisie of per locatie.

3. Werkroosters

Je kunt per divisie inzien welke roosters er reeds zijn aangemaakt. Dit doe je via “Werkroosters”.

Het is handig om je rooster een duidelijke naam te geven, zodat je kunt inzien wat voor rooster het is. Als er bijvoorbeeld al een rooster parttime 5×4 is, dan hoef je voor de groep werknemers die halve dagen werken, niet nog een keer zo’n rooster aan te maken.

Indien het rooster dat je nodig hebt er niet is, kan deze aangemaakt worden.

Geef bij “Divisie” aan op welke divisie dit rooster betrekking heeft
Een voorbeeld is 32 uur (8-8-8-8-0). Zo is snel duidelijk om hoeveel uur het gaat en om welke werkdagen.

Belangrijk is het Dagtype:
Normaal: werkdag
Vrije dag (parttime dag of zaterdag)
Rustdag (zondag)

Klik na het invoeren van de uren op Berekenen om te zien of het totaal aantal uur juist is.

4. Werkrooster groep

Het koppelen van een rooster aan een medewerker gaat via een groep. Het is dus aan te raden om per medewerker een Roostergroep te hebben. Voor een rooster van 40 uur (voltijd) is dat hier niet gedaan, voor alle andere roosters is gekozen voor een individele groep.

Via de knop Nieuw is een groep aan te maken.
Bij Divisie geef je aan op welke divisie dit betrekking heeft.
Bij Code de groepscode
Kies voor je groepscode een logische structuur, bijvoorbeeld
G-[medewerkerID]—[opvolgnummer]
Bij Omschrijiving de naam die ook gegeven is aan het gewenste werkrooster.
Vervolgens kan via de knop toevoegen het juiste rooster gekoppeld worden.

Dit is het rooster met dezelfde naam:

Indien een medewerker een ander rooster krijgt wordt er dus een andere groep aangemaakt, met een opvolgende Code zoals -02, -03 etcetera.

5. Koppelen Rooster aan Medewerkers

Ga naar “Rooster” op de medewerkerskaart.

Klik op Toevoegen.
Bij Groep naam selecteer de zojuist aangemaakte Werk rooster groep.
Vul bij ingangsdatum de startdatum van dit rooster in.
Bij Startdag de dag dat het rooster begint, volgens de dagen van de week.
In dit geval is de startdatum 1 januari 2020. Dit is een Woensdag.
Woensdag is de derde dag volgens het gekozen rooster, dus de startdag is 3.

Na het koppelen van het rooster moet dit nieuwe rooster doorgevoerd worden naar de planning. Dit heet MRS uitrollen (Material Resource Planning). In dit systeem is per dag per medewerker terug te vinden wat er gewerkt zou moeten worden.

Na het bewaren van de werkrooster groep komt Synergy direct met de vraag om het MRS te genreren. Is dat niet het geval dan moet de medewerker Bewerkt worden.

De optie MRS genereren komt dan beschikbaar. Door dit voor het hele jaar te doen (maar in ieder geval vanaf de startdatum van het rooster) zal bij opnemen van vakanties het aantal uur berekend zijn volgens het nieuwe rooster.

Reeds ingevoerde vakanties moeten dus opnieuw berekend worden. Dit kan door te klikken op het rekenmachientje in het verzoek.

Nadat dit gedaan is is het nieuwe rooster duidelijk te zien in de Plannming. Via de medewerkerkaart naar Planning geeft dit overzicht. Per dag van de maand zie je voor he thele jaar

  • Of een dag een werkdag is
  • Of een weekend
  • Of een vrije dag.
  • Feestdagen zijn zichtbaar
  • En eventueel vakantie en/of ziekte meldingen

6. Samenvatting

Voor een correcte werking van de verlofopbouw- en opname is het volgende van belang:

Nieuwe medewerker:

  • Vul alle gegevens in met de juiste startdatum
  • Roostergroep aanmaken voor deze medewerker, met juiste werkrooster gekoppeld
  • Werkrooster koppelen, met juiste startdag
  • MRS uitrollen

Wijzigen van Rooster

  • Voer eventuele FTE wijzigingen door per startdatum
  • Roostergroep aanmaken voor deze medewerker, met juiste werkrooster gekoppeld
  • Werkrooster koppelen, met juiste startdag
  • Het oude rooster kan blijven staan, het gaat om de opvolgende ingangsdatums.
  • MRS uitrollen

Nieuw jaar

  • Feestdagen invoeren
  • MRS uitrollen voor alle divisies
  • Indien gewenst: periodes reeds eenmaal sluiten, het volledige saldo is dan toegekend. Dit zal per maand weer opnieuw berekend worden dus indien er een wijziging is van FTE zal dan het juiste saldo toegekend worden.

Let op!

  • Indien het salaris niet wordt aangevuld tot 100%, kun je de code Kindverlof selecteren in het veld Code inkomstenvermindering. Dit veld kun je vinden in de sectie Overige codes op het tabblad Polisadministratie, in de salarisgegevens van de medewerker.
  • Indien de medewerker een loon boven het maximum dagloon heeft en de werkgever dit op basis van cao of arbeidsovereenkomst aanvult, dan is het van belang om de rubriek Verstrekte aanvulling op uitkering werknemersverzekering van de loonaangifte te vullen. Dit kun je doen door in de salarisgegevens, op het tabblad Verzekeringen algemeen, het veld Bedrag uitkering te gebruiken. Het bedrag dat hier wordt ingevuld, wordt overgenomen in de loonaangifte als verstrekte aanvulling

(Bron: Exact)