Projectmanagement: Prince2 en Agile in de praktijk

Robuust project management: het is onmisbaar voor een consultancy-organisatie.  Daarom heeft Arvenza er voor gekozen om Prince2 te introduceren. Het helpt ons om budgetten, tijdlijnen, scope en kwaliteit te bewaken. En wist je dat “robuust” en PrinceII ook agile kunnen zijn?

Buiten het feit dat je gewoon een goed project wilt draaien, is bij een consultancy firma gedegen project management ook om andere redenen nodig.

Ten eerste zijn onze klanten niet altijd goed in het bewaken van projecten; zij moeten gewoon werken. Het draaien van projecten behoort nou eenmaal niet tot hun core business. De tweede reden is dat klanten ons afrekenen op efficiënt ingezette uren: als je als consultant iedere keer je toegevoegde waarde weet aan te tonen, ben je altijd weer welkom.

Projecten kun je draaien op de ‘normale” manier: project initiatie, plan van aanpak, planning, stuurgroep, projectmanager en projectteam: dat is allemaal heel gerechtvaardigd, zeker binnen grote projecten. Zo’n aanpak zou ik zelf hanteren bij het verbouwen van een huis of het organiseren van een trouwerij.

Maar zo’n robuust, doortastend, bijna-in-beton-gegoten manier van organiseren van je project werkt niet altijd. In elk project zit een meerdere of mindere mate van voortschrijdend inzicht. En voor een flink aantal klanten zijn we ‘gewoon’ al jaren beheerpartner; In kleine stapjes verbeteren we organisaties daar waar ze goed in zijn en dat wat ze beter willen doen: kozijnen maken, voedingssupplementen samenstellen of vervoersmiddelen laten rijden (om er een paar te noemen). Kortom: bij goed beheer waarbij je stapje voor stapje verder ontwikkelt, maak je gebruik van voortschrijdend inzicht.

Daarom komt voor onder meer onze beheerklanten het agile werken om de hoek kijken. Steeds vaker werken we voor klanten op een scrum-achtige manier. (tip: een paar tools komen Agile Scrum Group). Samen met de klant beschrijven we userstories en we vragen de klant tot op het bot uit wat ze willen verbeteren en waarom. De duur van onze sprints varieert (meestal tussen de 1 en 4 weken) en we hebben altijd de rollen goed gedefinieerd. Agile werken geeft een klant de kans om gebruik te maken van voortschrijdend inzicht, het geeft flexibiliteit. We gaan overigens pas aan de slag als rollen, manier van werken aannames en verwachtingen allemaal duidelijk zijn. (Ook bij agile werken hoort een plan van aanpak). Agile is voor ons eigenlijk gewoon een manier om het beheer van een goede digitale werkomgeving en werkprocessen te optimaliseren; zodat gebruikers blij en tevreden zijn.

Prince2 beperkt agile werken trouwens niet tot IT-projecten. Je kunt ook een boek schrijven op een agile manier en zelfs bij een groot project als de bouw van een windmolenpark kunnen er agile onderdelen zijn. Daar waar een project gebruik wil maken van voortschrijdend inzicht, is er een vorm van agile manier van werken aan de hand.

Het zal je niet verbazen: het antwoord is volmondig “ja”. Prince2 “ Does not categorize projects as either being ‘agile’ or ‘not agile’: it is more concerned with the degree to which they have adopted agile”*. Je kunt projecten op een schaal indelen, waarbij het ene uiterste van het continuüm “niet agile” is en het andere uiterste “volledig agile”. Ik weet niet hoe het bij jou in de organisatie is, maar bij ons liggen de projecten altijd ergens op die lijn links of rechts van het midden. Nooit helemaal aan de uiteinden.  In elk project maakt een goede organisatie gebruik van voortschrijdend inzicht.

Prince2 stelt geen eisen aan de agile tool. Een sprint heeft geen voorgeschreven lengte, de rollen zoals die van product owner zijn niet in beton gegoten en de steering committee van één van onze klanten mag best uit maar liefst één hele persoon bestaan. Je hebt de vrijheid om je Agile manier van werken binnen de standaarden van Prince2 naar jouw behoeftes in te richten. Ik maak daar dagelijks dankbaar gebruik van.

Voor Arvenza geldt: onze manier van werken moet ‘fit-for-purpose’zijn. De Agile standaarden van Arvenza zijn per klant aan te passen. Het leuke is dat we ondertussen ongelofelijk veel leren en ook nog plezier hebben. Laat je dus niets wijs maken. Standaard tools zijn niet zaligmakend. En van starheid in processen is nog nooit iemand gelukkig geworden.

Ook zo’n robuust & agile project? Bel gerust of  neem contact met ons op.

*Tip: lees ook “An executive Guide to Prince2 Agile” van Axelos.