Exact Online Premium Plus

Exact Online Premium Plus: wat de nieuwe editie betekent voor jouw organisatie?

Exact bouwt zijn online-portfolio uit met een nieuwe editie: ‘Premium Plus’. Het is de meest complete variant van Exact Online tot nu toe en richt zich op organisaties die hun administratie ontgroeien, bedrijven met meerdere administraties, activiteiten over de grens, of behoefte aan strakkere controle op hun stamgegevens en processen.

De editie wordt op dit moment stap voor stap uitgerold via een Early Adopter- en Controlled Release-programma. Dat betekent dat een deel van de functionaliteit al beschikbaar is en de rest in de loop van 2026 volgt. In dit artikel zetten we op een rij wat Premium Plus toevoegt, voor wie het interessant is, en waar je rekening mee houdt als je erover nadenkt om over te stappen.

Vier bouwstenen die Premium Plus onderscheiden

Premium Plus is opgebouwd rond vier functionele uitbreidingen bovenop de bestaande Premium-editie. Samen lossen ze problemen op waar groeiende organisaties vroeg of laat tegenaan lopen.

1. Multi-legislation: meerdere landen in één omgeving

Dit is op dit moment de meest tastbare toevoeging. Met multi-legislation beheer je administraties van verschillende landen binnen één Exact Online-omgeving, elk met de juiste lokale spelregels.

Stel: je hebt een Nederlandse en een Belgische vennootschap. Tot nu toe betekende dat in de praktijk twee gescheiden werelden. Met multi-legislation werk je vanuit één omgeving, terwijl elke administratie zijn eigen btw-codes, grootboekschema en lokale aangiftes behoudt. Een Belgische administratie gedraagt zich dus als een echte Belgische administratie — niet als een Nederlandse met een Belgisch sausje.

Concreet voegt de Belgische wetgeving onder meer toe:

• E-facturatie via Peppol
• Belgische btw-aangifte en fiscale fiches
• SODA-import voor het inlezen van loonjournaalposten vanuit sociale secretariaten
• Ondersteuning voor Belgische banken en betalingen

In de eerste fase is België (inclusief Luxemburg) als wetgeving beschikbaar. Andere landen volgen gefaseerd. De opzet is dat je begint met één hoofdvestiging in Nederland en daar extra wetgevingen aan toevoegt waar je ze nodig hebt.

2. Workflow: aanvragen en goedkeuren met grip

Premium Plus introduceert echte workflows binnen Exact Online. Het bekendste voorbeeld is het aanvragen van een nieuwe grootboekrekening. In plaats van dat iemand zelf een rekening aanmaakt, dient een medewerker een aanvraag in, doorloopt die een goedkeuringsstap bij bijvoorbeeld de finance manager, en wordt de rekening pas daarna daadwerkelijk aangemaakt.

Het resultaat is dat wijzigingen in je administratie niet zomaar gebeuren, maar via een vastgelegd en navolgbaar proces lopen. Wie heeft wat aangevraagd, wie heeft goedgekeurd en wanneer, het staat allemaal vast. Voor organisaties die hechten aan interne controle is dat een belangrijke stap vooruit.

3. Master Data Management: stamgegevens centraal beheren

Heb je meerdere administraties, dan wil je voorkomen dat je in elke administratie apart dezelfde grootboekrekeningen, kostenplaatsen en classificaties moet bijhouden. Dat is foutgevoelig en kost onnodig tijd.

Met Master Data Management (MDM) beheer je stamgegevens centraal en verdeel je die over de aangesloten administraties. Maak een wijziging één keer op het centrale niveau, en die werkt door naar de administraties die eraan gekoppeld zijn. Workflow en MDM versterken elkaar: een goedgekeurde aanvraag voor een nieuwe grootboekrekening kan vanuit het centrale punt netjes worden uitgerold naar de juiste administraties.

4. Document Management: documenten vindbaar en doorzoekbaar

De vierde bouwsteen is een verbeterde Document Explorer. Je uploadt en bewaart documenten — inkoopfacturen, verkooporders, herinneringen, contracten — centraal bij de juiste relatie, en doorzoekt ze op inhoud. Een vernieuwde interface en slimmere zoekfunctie maken het makkelijker om snel het juiste document terug te vinden, met een ingebouwde preview zodat je niet eerst alles hoeft te openen.

Voor wie is Premium Plus interessant?

Premium Plus is niet voor iedereen de logische keuze, en dat is prima. De editie komt het best tot zijn recht bij organisaties die één of meer van de volgende kenmerken herkennen:

• Je hebt ‘vestigingen of vennootschappen in meerdere landen’ en wilt die niet langer in losse, onsamenhangende omgevingen beheren.
• Je werkt met ‘meerdere administraties’ en loopt aan tegen dubbel onderhoud van je stamgegevens.
• Je wilt ‘meer controle’ op wie wijzigingen in de administratie aanbrengt, met goedkeuring en vastlegging.
• Je wilt je ‘documentstroom’ beter organiseren en doorzoekbaar maken.

Herken je hier weinig van en draait je administratie prima binnen één land en één administratie, dan biedt de reguliere Premium-editie waarschijnlijk al wat je nodig hebt. Het is geen kwestie van ‘meer is beter’, maar van de juiste editie bij jouw situatie.

Waar je nu rekening mee houdt

Omdat Premium Plus zich in een uitrolfase bevindt, zijn er een paar praktische aandachtspunten die de moeite waard zijn om vooraf te weten.

1. De editie bouwt voort op Premium
Premium Plus activeer je altijd vanuit een bestaande reguliere Premium-editie, en de hoofdvestiging van de organisatie moet in Nederland gevestigd zijn.

2. Niet alle functionaliteit is overal al beschikbaar
Een aantal onderdelen werkt in deze fase nog niet volledig voor buitenlandse administraties. Denk aan bepaalde bankkoppelingen, specifieke debiteurenbeheer-instellingen en enkele rapportagefuncties. Exact werkt eraan om dit in de loop van 2026 stap voor stap beschikbaar te stellen. Het is dus goed om vooraf te toetsen of de onderdelen die voor jóu belangrijk zijn al aanwezig zijn.

3. Data overzetten luistert nauw
Het is in deze fase niet mogelijk om een bestaande administratie zomaar om te zetten of te migreren naar een nieuwe wetgeving zodra er al data in zit. Er bestaat wel een kopieerfunctie voor stamgegevens, maar het overzetten van bestaande data vraagt om een doordachte aanpak. Juist hier is het verstandig om vooraf goed te plannen.

4. De voorwaarden blijven Nederlands
De overeenkomst wordt op licentieniveau gesloten onder de Nederlandse voorwaarden van Exact Online. Schaf je daaronder extra wetgevingen aan, dan gebeurt dat onder diezelfde Nederlandse voorwaarden.

De richting is duidelijk

Hoewel Premium Plus nog volop in ontwikkeling is, is de richting helder: Exact maakt het mogelijk om internationaal, met meerdere administraties en met meer interne controle te werken binnen één vertrouwde omgeving. De multi-legislation- en MDM-functionaliteit zijn de eerste tastbare stappen; workflow en document management bouwen daarop voort richting een algemene beschikbaarheid die in de loop van de tijd volgt.

Voor organisaties die nú al groeien over grenzen heen of worstelen met versnipperde administraties, is het een logisch moment om te verkennen wat de editie kan betekenen, juist omdat je in deze fase mee kunt denken over hoe je hem inricht.